i-to-i helpt de Universiteit van Amsterdam bij een grootschalig verandertraject

De omgeving

De Universiteit van Amsterdam (UvA) behoort met circa 25.000 studenten, 3700 medewerkers en een budget van ruim 487 miljoen euro tot de grote algemene universiteiten in Europa. De UvA heeft zeven faculteiten waar onderwijs en onderzoek plaatsvindt op het gebied van de geesteswetenschappen, sociale wetenschappen, economie en bedrijfskunde, rechtsgeleerdheid, natuurwetenschappen, geneeskunde en tandheelkunde. De UvA wil een inspirerende, breed georiënteerde, internationale academische omgeving bieden, waarin de talenten van staf en studenten zich optimaal kunnen ontwikkelen. De UvA kenmerkt zich door een kritisch, creatief en internationaal klimaat, een open sfeer en een sterke betrokkenheid bij stad en samenleving.

Shared service centre ICT

Het Informatiseringcentrum (IC) is de centrale ICT organisatie van de UvA. Als shared service centre ICT is het IC verantwoordelijk voor het goed functioneren van de technologische infrastructuur en de levering van ICT diensten aan alle medewerkers en studenten van de UvA. Hiermee levert het IC een belangrijke bijdrage aan de primaire (onderwijs en onderzoek) en de secundaire processen binnen de universiteit. Het shared service centre is ontstaan door een samenvoeging van alle ICT activiteiten binnen de UvA. Op dit moment zijn er binnen het IC meer dan 200 mensen werkzaam en is het jaarbudget ongeveer 30 miljoen euro.

Rol van i-to-i

i-to-i heeft een actieve rol gespeeld bij de totstandkoming van het IC als shared service centre ICT. Enkel het samenvoegen van alle ICT activiteiten is onvoldoende om als volwaardig shared service center te kunnen opereren. In feite is er sprake van een middelgroot ICT servicebedrijf dat ook als zodanig gemanaged dient te worden: ‘running ICT as a business’. Om dit te realiseren is Wim Reurts, interim manager bij i-to-i, als tijdelijk lid van de directie belast
geweest met de operationele aansturing van het IC en het verandertraject om tot een adequate bedrijfsvoering te komen.

Belangrijke elementen in dit verandertraject:

• Uitwerken van een gezamenlijke ambitie
• Focus op een goede samenwerking in het managementteam
• Expliciete aandacht voor klant en servicegerichtheid
   m.b.v. een verbeterplan IC
• Inrichting van Planning & Control cyclus (financiën)
• Management van het projectenportfolio

Het resultaat

In de eerste maanden van de opdracht lag de focus op het neerzetten van een gezamenlijke ambitie (zingeving) en het leggen van een basis voor de nieuwe manier van werken. De periode daarna is er nadrukkelijk gestuurd op het gewenste gedrag en de realisatie van geplande verbeteringen. De laatste fase van de opdracht was gericht op verankering van de nieuwe manier van werken. Op basis van tussentijdse evaluaties met de opdrachtgever heeft, waar nodig, bijsturing plaatsgevonden. Het gehele traject heeft uiteindelijk een jaar in beslag genomen en het resultaat was dat het IC als een professioneel bedrijf opereert, met een duidelijk dienstverleningsaanbod en een klantgerichte, efficiënte organisatie.

Wim Reurts